Sáng kiến, sáng tạo ứng dụng Excel vào quản lý bán hàng
Thứ tư, 13 Tháng 4 2016 08:05
Phong cách nhẹ nhàng, điềm đạm anh vừa rót nước mời tôi vừa tươi cười kể về công việc hàng ngày. Anh cho biết: “Khi Bia hơi Sài Gòn được người tiêu dùng lựa chọn nhiều, số lượng bán ra khá lớn, việc bán hàng theo kiểu truyền thống không đáp ứng được, đòi hỏi chúng tôi phải có cách làm mới. Tôi luôn trăn trở làm sao để có phương án bán hàng hiện đại, khoa học và đáp ứng được công việc đồng thời giảm nhân lực, giảm chi phí vận hành…”. Sáng kiến kinh nghiệm ứng dụng Microsoft Excel vào quản lý bán hàng Bia hơi ra đời từ đây.
alt
Anh Đặng Thái Bình (giữa) đang nhận bằng sáng kiến, sáng tao Thủ đô.
Công ty CP Bia Sài Gòn - Hà Nội trong những năm gần đây đã chú trọng và phát huy nhiều sáng kiến ứng dụng khoa học kỹ thuật vào sản xuất kinh doanh. Việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công việc và quản lý như: Tính lương, quản lý nhân sự, quản lý kho, tìm kiếm thông tin trên mạng internet, gửi và nhận thư điện tử qua Email. Sử dụng phần mềm Excel để thiết lập các bảng tính, soạn thảo văn bản, quản lý tất cả các loại hồ sơ trên máy tính là những đề tài rất nhiều cán bộ văn phòng quan tâm. Trong những công việc đó có một số đòi hỏi sự tính toán chính xác báo cáo nhanh hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng, hàng năm. Ứng dụng Microsoft Excel vào quản lý bán hàng bia hơi đã đáp ứng được yêu cầu này.
Tôi ngõ ý muốn chia sẻ ứng dụng này cho độc giả hoặc các doanh nghiệp khác học hỏi kinh nghiệm, anh Đặng Thái Bình vui vẻ chia sẻ: “Ứng dụng Microsoft Excel vào quản lý bán hàng Bia hơi có phần mềm giao diện thân thiện, dễ sử dụng, tuỳ chỉnh theo yêu cầu báo cáo, theo yêu cầu quản lý. Phần mềm này chạy hoàn toàn trên nền tảng của Microsoft Excel. Tự động hóa cao trong nhập liệu; Hoạt động ổn định, chính xác, không phát sinh lỗi; Phù hợp cho việc công việc thương mại, dịch vụ nhỏ và vừa và các cửa hàng kinh doanh; Trong mỗi báo cáo đều cho phép trích lọc dữ liệu một cách linh động; Cho phép người dùng tự tạo báo cáo. Nếu người dùng được đào tạo tốt về kỹ thuật này có thể tự tạo toàn bộ các báo cáo mà không cần đến nhà cung cấp phần mềm; Cho phép tự tạo mẫu chứng từ để in… Phần mềm này sẽ góp phần giảm thời gian làm việc, giảm nhân công, thay thế cách làm thủ công truyền thống, đồng thời góp phần nâng cao kiến thức, quản lý có hiệu quả và khoa học”.
Anh Bình cho biết đây không chỉ là kinh nghiệm từ bản thân mà còn thừa hưởng các kết quả có được trong hệ thống của Tổng công ty CP Bia - Rượu - NGK Sài Gòn (SABECO). Cụ thể là tiếp nhận của Công ty CPTM Bia Sài Gòn - Miền Bắc cho các nhà phân phối, đại lý bán Bia hơi Sài Gòn trên địa bàn thành phố Hà Nội và các vùng lân cận. Triển khai, phổ biến phần mềm này sẽ góp phần đưa lại lợi ích nhất định cho các doanh nghiệp tương tự.
Từ thực tế các doanh nghiệp gặp rất nhiều khó khăn và mất thời gian trong việc quản lý theo dõi nhập xuất tồn kho nguyên vật liệu, quản lý nhân sự, đánh giá xếp loại… Đặc biệt là việc thống kê số liệu như theo (tổng số/theo khách hàng/theo chi tiết từng sản phẩm, theo giá trị, khuyến mãi, tính chiết khấu đối với từng sản phẩm hàng hoá…)  đến việc tính hỗ trợ chiết khấu vân chuyển Bia hơi như: Tính Việt Nam đồng/lít, vận chuyển Việt Nam đồng/Km, cho từng đối tượng là nhà phân phối và đại lý để có số đưa vào các biểu mẫu báo cáo hoặc thanh toán... Phần mềm Excel này được đưa vào ứng dụng công việc hàng ngày của Công ty là rất cần thiết.
alt
Anh Đặng Thái Bình.
Hiện nay phần mềm Microsoft Excel đã được áp dụng hiệu quả và khoa học tại Công ty CP Bia Sài Gòn – Hà Nội như: Tính toán và báo cáo theo yêu cầu quản lý chỉ cập nhật một lần, giúp kế toán cập nhật nhanh, chính xác, giảm thời gian làm báo cáo, thống kê đánh giá báo cáo việc tính chiết khấu bán hàng các mức hỗ trợ vận chuyển… Ứng dụng này được tiến hành qua thực tế kết quả cho thấy tác động đã có ảnh hưởng rõ rệt đến kết quả làm việc của nhân viên và của phòng Thương mại.
Kết quả kiểm chứng Test cho thấy giúp cho thống kê làm việc nhanh hơn chính xác và hiệu quả hơn so với làm việc thông thường. Sự khác biệt lớn là ứng dụng tính chính xác, thể hiện qua nhiều báo cáo chi tiết theo ngày, theo từng khách hàng và quản lý tiền mặt rõ ràng điều này đã chứng minh việc sử dụng phần mềm Excel giúp cho việc thống kê đánh giá nhanh chóng và hiệu quả có tính chuyên nghiệp hơn.
Đưa phần mềm quản lý bán hàng Bia hơi vào sử dụng chỉ việc nhập một lần file nhập dữ liệu phần mềm, nhập tên khách hàng, địa chỉ… chứng từ phát sinh số dư đầu kỳ sau đó toàn bộ các số liệu cần báo cáo sẽ được thống kê nhanh, theo yêu cầu báo cáo cụ thể và chính xác. Không những thế ứng dụng này còn góp phần hỗ trợ khách hàng tiêu thụ sản phẩm bia hơi theo khoảng cách địa lý, số lượng tiêu thụ để tính chiết khấu chính xác, hiệu quả và chuyên nghiệp.
Ứng dụng công nghệ thông tin vào các lĩnh vực khoa học công nghệ, sản xuất và đời sống là xu thế tất yếu của xã hội. Ứng dụng công nghệ thông tin vào lĩnh vực quản lý nhân sự, kế toán nói chung cũng là một trong những bước đổi mới quan trọng và hết sức cần thiết.


Thanh Sơn


Tin mới hơn:
Tin cũ hơn:

 


Tìm chúng tôi trên Facebook




 



 







Liên kết website

Thống kê truy cập

mod_vvisit_countermod_vvisit_countermod_vvisit_countermod_vvisit_countermod_vvisit_countermod_vvisit_countermod_vvisit_countermod_vvisit_countermod_vvisit_counter
mod_vvisit_counterHôm nay14174
mod_vvisit_counterHôm qua15339
mod_vvisit_counterTuần này29513
mod_vvisit_counterTuần trước104523
mod_vvisit_counterTháng này175542
mod_vvisit_counterTháng trước395206
mod_vvisit_counterTất cả28408768
  Hội đồng Biên tập:
Chủ tịch: PGS. TS Nguyễn Văn Việt - Chủ tịch VBA
Các ủy viên:
THS. Nguyễn Tiến Vỵ
Văn Thanh Liêm
GS. TS Đinh Văn Thuận
Nhà sử học Dương Trung Quốc

Phó Tổng biên tập phụ trách:
 
Nhà báo Nguyễn Văn Chương